Voor wie geldt de bewaarplicht?
Bepaalde (rechts)personen zijn verplicht een administratie te voeren, waaruit de toestand van - onder andere - het vermogen en het bedrijf blijkt. De volgende (rechts)personen zijn administratieplichtig:
- bv’s en nv’s;
- natuurlijke personen die ondernemer en/of werkgever zijn; en
- natuurlijke personen die resultaat uit overige werkzaamheden genieten.
Wat is de bewaartermijn?
Administratieplichtigen moeten hun administratie in principe zeven jaar bewaren. In sommige gevallen moet dit zelfs nog langer! Dit is bijvoorbeeld het geval als een btw-ondernemer een onroerende zaak verkrijgt en er sprake is van een met btw-belaste levering. In dat geval moet deze ondernemer rekening houden met een herzieningstermijn van tien jaar, waardoor ook de administratie gedurende tien jaar beschikbaar moet zijn.
Kortom, inmiddels kan je de administratie over het jaar 2014 vernietigen. Echter, geldt voor jou de uitzondering van de herzieningstermijn, dan kun je nu de administratie van 2011 pas vernietigen.
Wat moet je bewaren?
Vaak moet je álle gegevens van de administratie bewaren. Denk daarbij aan in- en verkoopfacturen en kas- en bankmutaties, maar ook eventuele afrekensysteemgegevens, detailgegevens (bestelbonnen of een kladkasboek) en gegevens die via het systeem vastgelegd worden. Bij een digitaal afrekensysteem moet je alle digitale detailgegevens uit de afrekensystemen bewaren.
Mag je documenten digitaliseren?
Administratieplichtigen mogen hun papieren documenten uit de administratie digitaliseren. Ook mag je digitale gegevens omzetten in een ander bestandsformaat of op een ander opslagmedium zetten. Je zult wel moeten waarborgen dat dit omzetten juist en volledig gebeurt. Van belang is dat de gegevens gedurende de hele bewaartermijn beschikbaar en controleerbaar zijn.
Digitale gegevens bewaren
Digitale gegevens (bijvoorbeeld digitale facturen) vallen óók onder de bewaarplicht! Hoofdregel is dat administratieplichtigen facturen bewaren in de vorm waarin ze zijn verstuurd.
Privacyregels en bewaarplicht
Ook belangrijk om te weten is dat het is toegestaan om persoonsgegevens te bewaren als dat noodzakelijk is om een wettelijke verplichting te vervullen (zoals fiscale bewaarplicht). Het bewaren van niet-fiscaal relevante persoonsgegevens valt onder de privacyregelgeving en is dus niet zomaar toegestaan.
Gooi niet te snel weg!
Om in de toekomst iets te kunnen bewijzen om wat voor reden dan ook, kan het handig zijn om bepaalde zaken niet te snel weg te gooien (ook al is de wettelijke bewaartermijn voorbij). Denk bijvoorbeeld aan aankoopbewijzen van grote uitgaven, akten etc. Eenmaal weggegooid, wordt het immers lastig bewijzen!
Tot slot
De administratieplicht geldt voor een natuurlijk persoon met een onderneming dan wel resultaat uit overige werkzaamheden, een bv en een nv. Naast administratieplicht geldt vervolgens ook de bewaarplicht. De periode van de bewaarplicht is afhankelijk van de termijn waarbinnen de Belastingdienst nog rechtsgeldig kan naheffen. De Belastingdienst heeft op die manier de mogelijkheid om de juistheid van aangiftes en jaarcijfers te beoordelen. Wil je weten wat de administratieplicht en bewaarplicht in jouw situatie betekenen? Neem dan gerust contact met ons op.