Dit artikel gaat specifiek over de bewaarplicht voor de personeelsadministratie. Eerder schreven wij artikelen over de bewaartermijn voor particulieren en bewaarplicht voor ondernemers.
Voor wie geldt de dossier- en bewaarplicht?
Iedere werkgever heeft te maken met bewaarplicht van gegevens van zijn medewerkers. De gegevens bestaan uit vastgelegde persoonsgegevens, arbeidscontracten, salarisberekeningen en jaaropgaven, maar ook uit verzuimrapportages, opleiding gegevens, beoordelingsgesprekken en mogelijke loonbeslagen. Voor ieder van deze gegevens is er een andere bewaartermijn als een medewerker uit dienst gaat.
De vastlegging van gegevens van medewerkers valt onder de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit artikel gaan wij niet in op wat precies wel/niet mag worden vastgelegd.
Informeren medewerkers en privacyregels
Als werkgever behoor je je medewerkers te informeren over welke informatie je in het personeelsdossier vastlegt en voor welk doel. Zij hebben ook het recht om hun volledige personeelsdossier in te zien, zowel tijdens als na afloop van het dienstverband.
De personeelsgegevens moeten goed beveiligd zijn, zodat zij niet verloren gaan, of in verkeerde handen komen. Bepaal wie er toegang mag hebben tot de gegevens van een medewerker. Denk hier goed over na. Is het de bedoeling dat een direct leidinggevende inzage heeft in bijvoorbeeld een verzuimdossier, of is dat alleen noodzakelijk voor de casemanager?
Tip: het personeelshandboek is een goede plek om vast te leggen welke gegevens je bewaart, voor welk doel, hoelang je ze bewaart en wie er toegang heeft tot de gegevens.
Welke documenten zijn minimaal nodig (dossierplicht)
Voor iedere medewerker leg je een personeelsdossier aan, dat minimaal de volgende drie documenten bevat:
- Door medewerker getekende loonheffingenverklaring
- Kopie van het identiteitsbewijs (voor- en achterzijde)
- Getekende arbeidsovereenkomst
De eerste twee documenten zijn nodig vanaf het moment dat een medewerker start met werken. Als deze documenten bij een belastingcontrole of controle door de arbeidsinspecteur niet in het personeelsdossier aanwezig zijn, dan loop je het risico op een boete. Je medewerker wordt dan als anonieme medewerker gezien.
Het identiteitsbewijs (geen rijbewijs!) moet op moment van indiensttreding geldig zijn.
Als het daarna verloopt hoef je geen nieuwe kopie op te slaan.
Let op: op een rijbewijs staat geen nationaliteit vermeld, daarom kan het rijbewijs niet het enige identiteitsbewijs zijn in de personeelsadministratie. Maak altijd kopieën van de voor- en achterzijde van het identiteitsbewijs.
Voor medewerkers met een buitenlandse nationaliteit zijn extra documenten nodig:
- Geldig buitenlands paspoort: maak kopieën van alle pagina’s waar informatie op staat
- Geldig Nederlands verblijfsdocument: let op een mogelijke tewerkstellingsvergunningsplicht of beperking van uren
Als het buitenlandse paspoort of het Nederlandse verblijfsdocument niet meer geldig is dan moeten zij altijd vervangen worden door een nieuw geldig exemplaar.
Wat is de bewaartermijn?
De algemene regel is dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is. De bewaarplicht is voor een aantal gegevens wettelijk bepaald, maar voor een groot deel niet. Hierna geven we diverse voorbeelden van de (al dan niet verplichte) uiterste bewaartermijn. Mocht je hierover twijfelen, laat je dan adviseren.
Tips:
- Leg een register aan van ex-medewerkers, waarin je vastlegt wanneer je gegevens hebt verwijderd.
- Schoon je dossiers op een vast moment op, bijvoorbeeld 2x per jaar. Een ex-medewerker kan namelijk vragen om een verklaring dat je gegevens hebt verwijderd.
Hieronder geven wij een aantal voorbeelden voor de bewaartermijn:
4 weken na afloop sollicitatieprocedure (verplicht):
- Gegevens van sollicitanten,
Tenzij de sollicitant toestemming heeft gegeven, bij mogelijke toekomstige vacature, dan geldt een termijn van maximaal 12 maanden
2 jaar na einde dienstverband (verplicht)*:
- Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen
- Correspondentie met medewerker
- Correspondentie met derden, bijvoorbeeld over loonbeslagen
- CV en sollicitatiebrief
- Getuigschriften
- Interne memo’s
- Loopbaanontwikkeling en beoordelingsverslagen
- Opleidingen en diploma’s
- Urenlijsten en productiviteitsoverzichten
- Vaccinaties (indien noodzakelijk voor werk)
- Verklaring omtrent gedrag (VOG)
- Verlofregistraties
- Vertrouwelijke informatie gedeeld door medewerker
- Verzuimdossiers en re-integratie
- Werkgeversverklaringen
*Deze documenten kunnen voor zover zij relevant zijn bij een lopend arbeidsconflict, of rechtszaak, langer bewaard worden.
5 jaar na einde dienstverband (verplicht):
- Identiteitsdocumenten
- Loonbelastingverklaringen
Documenten die specifiek betrekking hebben op een bepaald jaar, onafhankelijk of de betreffende werknemer nog in dienst is, na 7 jaar (vrijwillig):
- Betaald/onbetaald ouderschapsverlofopnames
- Declaraties
- Doelgroep verklaring
- Jaaropgaven
- Loonbeslagen, exploot deurwaarder (m.u.v. correspondentie)
- Loonstroken
- Pensioenopgaven
- Vervoersbewijzen en ter beschikking gestelde vervoersmiddelen
Dit betekent dat je dit jaar (2024) bovenstaande gegevens van voor 2017 definitief kan vernietigen.
Overdragen personeelsdossier
Bij overname of fusie van je bedrijf, maar ook bij een faillissement, mogen de personeelsdossiers overgedragen worden.
Hieraan zijn de volgende regels verbonden:
- Kondig de overdracht van de personeelsdossiers aan
- Draag alleen gegevens over die noodzakelijk zijn
- Schoon de dossiers op door oude en niet relevante informatie te verwijderen
- Geef de medewerkers de mogelijkheid om hun dossier in te zien voordat je overdraagt
- Geef de medewerkers de mogelijk gebruik te maken van het recht om gegevens te wijzigen, of te laten verwijderen
Tot slot
De bewaarplicht geldt voor iedere werkgever in Nederland. De periode van de bewaarplicht is afhankelijk van het type document of vastlegging. De Belastingdienst en de Arbeidsinspectie kunnen vragen om bepaalde stukken te tonen. Maar ook je medewerkers kunnen na einde dienstverband willen weten wanneer je informatie van hen hebt vernietigd. Wil je weten wat de administratieplicht en bewaarplicht in jouw situatie betekenen? Neem dan gerust contact met ons op.
Geschreven naar de stand van zaken op 12 februari 2024.