Waarom het UBO register
Kort gezegd komt het erop neer dat de wetgever transparant en inzichtelijk wilt hebben wie nu schuil gaat achter welke onderneming of groep van ondernemingen. Het UBO-register draagt bij aan het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering. Het UBO-register maakt transparanter wie aan de touwtjes trekt bij organisaties die in Nederland zijn opgericht.
Voor welke ondernemingen geldt het UBO register?
Onze klanten vallen veelal in één van de volgende ondernemingen:
- BV, NV
- Vennootschap onder firma, maatschap
- Stichtingen, vereniging
Let op: eenmanszaken vallen buiten de inschrijving voor het UBO-register, omdat daarvan per definitie al duidelijk is wie de uiteindelijk belanghebbende is.
Wie is nu de UBO?
UBO’s of uiteindelijk belanghebbenden zijn personen die meer dan 25% zeggenschap hebben in een organisatie of uiteindelijke eigenaar zijn van een organisatie. De criteria zijn dus:
- het hebben van uiteindelijke zeggenschap of
- het houden van uiteindelijke eigendom (bijvoorbeeld aandelenbezit).
Vele belanghebbenden bij onze klanten kwalificeren al heel snel als UBO. Oftewel de natuurlijk persoon die 25% of meer zeggenschap of eigendom heeft. De UBO is altijd een natuurlijk persoon!
Twee voorbeelden:
- Een bedrijf heeft 3 aandeelhouders. Meneer A heeft 10% van de aandelen, meneer B heeft 15% van de aandelen en mevrouw C heeft 75% van de aandelen. In dit voorbeeld is mevrouw C een directe UBO. Meneer A en B zijn geen UBO.
- BV X (werkmaatschappij/dochteronderneming) heeft 1 aandeelhouder, namelijk BV Y (holding/moedermaatschappij). Mevrouw Z is enig aandeelhouder van BV Y. In dit voorbeeld is mevrouw Z een indirecte UBO van BV X.
Door wie kan de registratie bij de Kamer van Koophandel gedaan worden?
In de meeste situaties is de aandeelhouder van een BV, of een vennoot in v.o.f. veelal de UBO en van oudsher al tekeningsbevoegd namens de onderneming. De tekeningsbevoegde zal online zorgdragen voor de UBO inschrijving; wij als adviseur kunnen dat niet namens jou doen.
De inschrijving zelf
Ter voorbereiding neemt de Kamer van Koophandel je bij de online inschrijving mee in een aantal stappen.
De tekeningsbevoegde persoon van de onderneming is diegene die moet inloggen.
In de meest voorkomende situatie van één BV kun je de inschrijving af met slechts een aantal documenten:
- Persoonlijke gegevens, zoals BSN, emailadres en mobiel nummer
- Pdf van ID-bewijs, bijvoorbeeld rijbewijs (kleur, voor- en achterzijde, scan op ware grootte)
- Digid, inlognaam en wachtwoord
- Bankgegevens, zoals de bankpas bij het doen van de € 0,01 betaling. Dit laatste ter verificatie van dat u als tekeningsbevoegde van de organisatie te boek staat. Let op: de bekend staande tekeningsbevoegde gebruikt zijn of haar bankpas.
Houd deze documenten paraat, zodra je de inschrijving (www.kvk.nl/ubo) start. Je zult de inschrijving van begin tot einde moeten volbrengen. Het tussentijds opslaan van gegevens is niet mogelijk.
In sommige ondernemingsstructuren kan aanvullende documentatie vereist zijn, zoals het uittreksel aandeelhoudersregister, akte van oprichting of een deel van een andere notariële akte dat op de UBO betrekking heeft. Een aandeelhoudersregister is een niet-openbaar register dat ter inzage bij een BV of NV ligt. Het bestuur moet hierin de aandelen die op naam zijn uitgegeven bijhouden.
Alleen als de UBO 100% van de aandelen heeft van de organisatie waarvoor je UBO-opgave gaat doen, hoef je geen documenten te uploaden waaruit het belang van de UBO blijkt. Voorwaarde is dat de UBO als enig aandeelhouder van deze organisatie ingeschreven staat in het Handelsregister.
Indien er een eenvoudige holding structuur bestaat, d.w.z. er is een natuurlijke persoon 100% aandeelhouder van een holding, welke op haar beurt 100% aandeelhouder is in een werkmaatschappij, dan dient aanvullend de volgende informatie bij de UBO-opgave beschikbaar te zijn:
- Kopie van aandeelhoudersregister
- Het organogram van de ondernemingen
Welke gegevens van de UBO worden uiteindelijk openbaar gemaakt
De volgende gegevens zijn openbaar:
- Voor- en achternaam
- Geboortemaand en -jaar
- Nationaliteit
- Woonland
- Sinds wanneer bestaat het belang en in welke range ligt dit: 25%-50% of 51% tot 75% of 75% tot 100%.
Het openbare deel van het UBO-register is alleen doorzoekbaar op naam van de onderneming of rechtspersoon. Zoeken op naam van de UBO is dus niet mogelijk. Het opvragen van de gegevens uit het register kost geld.
Is er sprake van een complexe ondernemingsstructuur?
Moeilijkheden in de praktijk treden op bij complexere ondernemingsstructuren, zoals certificering van aandelen, meerdere aandeelhouders die individueel < 25% belang hebben, v.o.f. overeenkomsten met beperkende bepalingen, pseudo UBO’s bij stichtingen etc.
In deze situatie helpen wij je graag met het identificeren van alle UBO’s bij uw ondernemingen, en het verzamelen van de nodige documentatie.
Aarzel niet om dan contact met ons op te nemen. We denken graag met je mee.
