In dit artikel lees je welke regels gelden voor zowel werkgevers als medewerkers. Zo weet je waar je aan toe bent en kun je samen duidelijke afspraken maken.
Werken waar en wanneer je wilt: de Wet flexibel werken
De Wet flexibel werken (Wfw) geeft medewerkers het recht om hun werkgever te vragen om aanpassingen in de arbeidsduur, werkplek of werktijden. Hiervoor moet de medewerker schriftelijk een verzoek indienen, minimaal twee maanden voor de gewenste ingangsdatum. De medewerker hoeft daarbij geen uitgebreide motivatie te geven, maar moet wel duidelijk zijn over het aantal uren, gewenste werkdagen en de ingangsdatum.
Werkgevers zijn verplicht dit verzoek serieus te overwegen en binnen een maand schriftelijk te reageren. Alleen bij een zwaarwegend bedrijfsbelang – bijvoorbeeld wanneer het rooster niet rond te krijgen is – mag het verzoek worden afgewezen. Medewerkers mogen overigens één keer per jaar een verzoek indienen.
Voor mantelzorgers en ouders van jonge kinderen (tot 8 jaar) gelden aanvullende rechten, ook bij kleinere werkgevers. Bij sommige vormen van zorgverlof is compensatie via het UWV mogelijk.
Arbeidsomstandigheden bij hybride werken
Ook als medewerkers thuiswerken, blijft de werkgever verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving. De regels voor thuis zijn wel minder streng dan op kantoor: je hoeft bijvoorbeeld geen nooduitgang of sanitaire voorzieningen te regelen. Maar wél moet de thuiswerkplek ergonomisch verantwoord zijn. Denk aan goede verlichting, een degelijke bureaustoel en hulpmiddelen zoals een laptopstandaard en los toetsenbord.
Deze voorzieningen moet je als werkgever vergoeden of beschikbaar stellen, zolang ze passen binnen het arbobeleid. Ook wanneer een medewerker zelf spullen aanschaft, mag je deze belastingvrij vergoeden – mits je hierover vooraf afspraken maakt. Leg deze afspraken vast in een thuiswerkovereenkomst. Passen de voorzieningen niet in het arbobeleid dan wordt het beschouwd als loon, waarbij de werkgever kan kiezen om de voorziening in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) te plaatsen dan wel de medewerker de verschuldigde loonbelasting te laten betalen.
Daarnaast moet thuiswerken worden opgenomen in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Overleg hierover met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is verplicht (indien één van beiden binnen de organisatie aanwezig is).
Ook de registratie van werktijden blijft van belang, ongeacht de werkplek. Werkgevers én medewerkers zijn verantwoordelijk voor een correcte urenregistratie, die minimaal één jaar bewaard moet blijven. Daarbij moet uiteraard de privacy van medewerkers worden gerespecteerd.
Vergoedingen: slim omgaan met kosten van thuiswerken en reizen
Hybride werken brengt kosten én besparingen met zich mee. Er zijn verschillende fiscale regelingen die je kunt benutten.
Thuiswerkvergoeding
In 2025 mag per thuiswerkdag een onbelaste vergoeding van € 2,40 gegeven worden – ook als iemand slechts een paar uur thuiswerkt. Je kunt kiezen voor een vaste maandelijkse vergoeding, mits het verwachte aantal thuiswerkdagen vooraf is vastgelegd. Bij een goede vastlegging is de vergoeding vrijgesteld en komt deze dus ook niet ten laste van de vrije ruimte van de WKR. Is de regeling niet goed vastgelegd dan komt de vergoeding wel ten laste van de vrije ruimte van de WKR.
Let wel: voor de werkgever is de vergoeding beperkt aftrekbaar (een aftrek beperking van 20% voor ondernemers in de inkomstenbelasting en een aftrekbeperking van in principe 26,5% voor ondernemers met een bv). Verder is het van belang de betreffende kosten separaat bij te houden in de boekhouding.
Reiskostenvergoeding
Per dag heb je de keuze uit een reiskostenvergoeding (maximaal € 0,23 per kilometer) en een thuiswerkvergoeding. Het is bewerkelijk om per dag bij te houden, daardoor mag voor een gecombineerde vaste vergoeding gekozen worden als er sprake is van een regelmatig thuis- en reispatroon.
Thuiswerkplek vergoeden
Als werkgever mag je voorzieningen zoals een bureaustoel of goede verlichting belastingvrij vergoeden, zolang deze voortvloeien uit de Arbowet. Apparatuur als laptops en telefoons mogen onbelast vergoed worden als ze voldoen aan het ‘noodzakelijkheidscriterium’.
Tot slot: zo maak je hybride werken werkbaar
Heldere afspraken zorgen ervoor dat hybride werken zowel praktisch als fiscaal goed geregeld is. Denk aan:
- Een thuiswerkovereenkomst waarin dagen, bereikbaarheid en voorzieningen zijn vastgelegd
- Een duidelijk beleid rondom vergoedingen voor thuiswerken en reizen
- Regelmatig overleg over verwachtingen en knelpunten
- Een goede opname van hybride werken in het arbobeleid en de RI&E.
Heb je vragen of wil je hulp bij het opstellen van beleid, overeenkomsten of fiscale keuzes? Neem dan gerust contact met ons op. Samen zorgen we voor een duurzame, praktische en fiscaal verantwoorde hybride werkcultuur.
De inhoud van dit artikel is ontleend aan de Advieswijzer Hybride werken van het SRA
Geschreven naar de stand van zaken op 20 juni 2025.