Eens in de zoveel tijd is het weer tijd voor een grote (digitale) schoonmaak. Eerder schreven wij een artikel over de bewaartermijnen voor administratie van ondernemers. Maar hoe zit dit voor particulieren niet-ondernemers? Het antwoord op deze vraag: voor de meeste particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht! Kun je dan alle gegevens weggooien die dienen voor de onderbouwing van bijvoorbeeld aftrekposten in de aangifte inkomstenbelasting? (Helaas) dat gaat niet!
Geen wettelijke bewaarplicht, maar toch bewaren!
Het kan zijn dat je in de aangifte inkomstenbelasting bedragen in aftrek brengt voor bijvoorbeeld betaalde hypotheekrente, giften en zorgkosten. Hoewel er dus vaak geen wettelijke bewaarplicht geldt voor particulieren, is het toch aan te bevelen om stukken te bewaren die je kunt gebruiken om deze aftrekposten te onderbouwen. Er bestaat namelijk wel een informatieplicht voor particulieren en dat betekent dat de Belastingdienst kan vragen om te bewijzen dat de aftrekposten terecht zijn opgevoerd. Kortom, geen bewaarplicht, maar toch stukken bewaren!
Hoe lang bewaren?
De Belastingdienst legt na het indienen van een aangifte inkomstenbelasting een aanslag inkomstenbelasting op. Voor het definitief opleggen van zo’n aanslag heeft de Belastingdienst echter de nodige tijd: vijf jaar, en die termijn wordt verlengd met de periode dat je uitstel van indiening voor de aangifte hebt gekregen. In die tussentijd kan de Belastingdienst vragen stellen over de ingediende aangifte en bijvoorbeeld vragen naar een onderbouwing van een aftrekpost. Het is dus van belang om bewijsstukken/administratie gedurende deze periode goed te bewaren. Maar let op: voor aftrekbare hypotheekrente is de termijn nog langer, zie hierna.
Aftrekbare hypotheekrente en kosten voor deze financiering
Afhankelijk van onder andere de wijze van financiering, kan de rente van de financiering voor de aankoop/verbetering van de eigen woning leiden tot een aftrekpost in de aangifte inkomstenbelasting. Ook kosten die gemaakt zijn om deze financiering te verkrijgen (notaris/taxateur/hypotheekbemiddelaar) kun je soms in aftrek brengen. Als je inderdaad rente en/of kosten in aftrek brengt, is het belangrijk om aan te kunnen tonen dat aan alle spelregels is voldaan om tot een aftrekpost te mogen komen. Dit betekent onder meer dat je met facturen moet kunnen aantonen dat je de financiering hebt gebruikt voor de aankoop of verbetering van de eigen woning. Bewaar dergelijke facturen dus goed! Er is zelfs een geval bekend dat de Hoge Raad heeft aangegeven dat deze bewaartermijn geldt gedurende de hele looptijd van de lening.
Zorgkosten die in aftrek zijn gebracht
Soms kunnen de zorgkosten die je in een jaar hebt betaald, leiden tot een aftrekpost. In dat geval kan de Belastingdienst vragen om de desbetreffende facturen aan te reiken. Ook voor deze facturen geldt dus: goed bewaren!
Giften die in aftrek zijn gebracht
Naast zorgkosten, kunnen soms ook giften in aanmerking komen voor een aftrekpost. Belangrijk dan is om bij vragen van de Belastingdienst bewijsstukken (bankafschrift van de betaling / overeenkomst van periodieke gift) te kunnen overleggen.
Buitenlands inkomen/vermogen
Hiervoor hebben we geschreven dat het goed is om bewijsmateriaal vijf jaar verlengd met periode uitstelverlening, te bewaren. Bij buitenlandse inkomen en vermogen bedraagt die termijn zelfs 12 jaar plus de uitstelperiode (bij buitenlandse erfenissen kan zelfs onbeperkt nagevorderd worden). Gegevens over buitenlandse bankrekeningen kunnen dan ook het beste gedurende 12 jaar bewaard blijven. Zo kun je altijd bewijs leveren.
Rente over schenkingen op papier
Bij schenkingen op papier is het belangrijk dat jaarlijks 6% rente wordt betaald door de schenker aan de begiftigde. Bij een onverhoopt overlijden mag een schenking op papier namelijk alleen ten laste van de nalatenschap komen, als die rente de hele periode van de schenking daadwerkelijk jaarlijks is overgemaakt. Met enige regelmaat vraagt de Belastingdienst om betalingsbewijzen van deze rente als zij een aangifte erfbelasting in behandeling heeft genomen. Ook hiervoor geldt dus: bewaar de betalingsbewijzen van rentebetalingen goed en maak de jaarlijkse rentebetaling over met een goede omschrijving. Het is daarbij goed om de betalingsbewijzen van de rente gedurende de gehele looptijd te bewaren. Dat kan dus ook een hele lange bewaarperiode betekenen!
Tot slot
Voor de onderbouwing van aftrekposten in de aangifte inkomstenbelasting en voor zover het de rente over schuldigerkenningen betreft voor de aangifte erfbelasting, geldt dat het belangrijk is om stukken ter onderbouwing goed te bewaren (en soms dus heel lang). Zo ben je altijd goed voorbereid als de Belastingdienst vragen stelt over aftrekposten.
Heb je na het lezen van dit stuk nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op.
Geschreven naar de stand van zaken op 20 februari 2023.