Hierna leggen wij je een aantal (financiële) voordelen uit van een schriftelijke arbeidsovereenkomst.
Proeftijd
Een proeftijd mag alleen schriftelijk afgesproken worden in het eerste contract en als het contract langer dan 6 maanden duurt. Bevalt de samenwerking niet? Dan kan in de proeftijd zonder problemen de samenwerking direct gestopt worden. Als er niets is vastgelegd is er geen proeftijd en kan de overeenkomst niet direct beëindigd worden. Je krijgt dan te maken met (wettelijke) opzegtermijnen en vaststellingsovereenkomsten.
LET OP!
Een proeftijd is over het algemeen één maand. Onder voorwaarden kan er sprake zijn van twee maanden.
Conflict
Een overeenkomst leg je schriftelijk vast om in geval van conflicten duidelijkheid te hebben. Als er een rechter aan te pas komt, kijkt deze naast de afspraken op papier, ook naar de feiten en omstandigheden. Is er niets vastgelegd, en kunnen mondelinge afspraken niet bewezen worden? Dan kijkt een rechter alleen naar de feiten en omstandigheden, en kan sneller geneigd zijn om de werknemer te beschermen en te beslissen in zijn voordeel. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een hogere ontslagvergoeding.
Tussentijds opzeggen
Mag een werkgever tussentijds opzeggen? Jazeker, maar dat moet dan wel in de overeenkomst vermeld staan. Anders kan de medewerker de werkgever houden aan de overeengekomen duur van het contract. Dat werkt ook de andere kant op: ook de werkgever kan de medewerker houden aan de overeengekomen duur.
Einde contract en aanzeggen
We horen vaak ‘maar het contract is geëindigd, dan zijn we toch klaar?’ Als het contract voor een periode korter dan zes maanden is afgesproken, dan klopt dat. Maar is het ook duidelijk voor een medewerker dat het contract stopt, of wordt verlengd? Moet hij op zoek naar ander werk?
Om die onzekerheid te voorkomen is er een ‘aanzeg-verplichting’ voor contracten die langer dan zes maanden duren. Met aanzeggen wordt bedoeld dat de medewerker schriftelijk geïnformeerd wordt over wat de werkgever na afloop van het contract wil doen: verlengen of stoppen.
Aanzeggen doet de werkgever schriftelijk en uiterlijk 30 kalenderdagen voordat de overeenkomst eindigt (eerder mag ook) in het geval dat:
- het contract verlengd wordt;
dan wordt vastgelegd voor welke periode het contract wordt verlengd en welke wijzigingen er zijn in de nieuwe overeenkomst (denk bijvoorbeeld aan een wijziging in contracturen, of een ander salaris). - het contract niet verlengd wordt;
dan wordt vastgelegd dat de overeenkomst stopt op einde contractdatum. Een reden hoeft niet gegeven te worden, maar dat mag wel. In de aanzegging wordt duidelijk vermeld wat de laatste werkdag is.
Aanzeggen moet schriftelijk plaatsvinden. De Hoge Raad heeft onlangs bepaald dat alleen een schriftelijke aanzegging correct en tijdig is. Wat valt er onder schriftelijk aanzeggen? Is een aangetekende brief verplicht? Nee, eigenlijk valt er heel veel onder schriftelijk aanzeggen, zoals een SMS, whatsapp of zelfs een bericht via LinkedIn. In ieder geval moet duidelijk zijn dat het bericht de medewerker heeft bereikt, en op welke datum het bericht verstuurd is. Krijgt de medewerker een brief in de hand, dan geeft tekenen voor ontvangst (datum en handtekening) duidelijkheid.
Kan een aanzegging in een arbeidsovereenkomst worden opgenomen?
Jazeker, als van tevoren duidelijk is dat er alleen voor de duur van het contract werk is, dan kan er een aanzegbeding in de overeenkomst komen. Een aanzegbrief hoeft dan niet meer apart verstuurd te worden.
Wat gebeurt er als er niet, of niet tijdig, aangezegd wordt?
Dan heeft een medewerker recht op een ‘aanzeg’ boete. De hoogte van de boete kan oplopen tot een maandsalaris. De medewerker moet die boete wel binnen drie maanden opeisen. Is de medewerker te laat, dan vervalt het recht op de boete.
LET OP!
De aanzegboete kan ook geclaimd worden als het contract verlengd is, maar dat niet (tijdig) is aangezegd.
Hoe regel je dat je minder WW-premie moet afdragen?
In 2023 is het verschil tussen de hoge en lage WW-premie 5%. Bij een medewerker met een bruto maandsalaris van € 2.500 betekent dit een verschil in WW-premie van € 1.620 per jaar (de hoge premie bedraagt 7,64%, lage premie 2,64% in 2023).
Als een contract voor onbepaalde tijd volgt na een contract voor bepaalde tijd, zien wij vaak dat er dan geen afspraken op papier gezet worden, omdat het ‘toch duidelijk is’. Toch is het van belang om ook een opvolgend contract schriftelijk vast te leggen.
Dat heeft te maken met het toepassen van de hoge of lage WW-premie. Sinds 2020 is wettelijk vastgelegd dat er alleen onder voorwaarden een lage WW-premie mag worden toegepast. Deze voorwaarden zijn:
- de arbeidsovereenkomst geldt voor onbepaalde tijd, en
- de arbeidsovereenkomst is schriftelijk vastgelegd, en
- de arbeidsovereenkomst is geen oproepovereenkomst.
Schriftelijk kan in dit geval ook een addendum zijn dat op een (schriftelijk) contract voor bepaalde tijd volgt. Duidelijk moet zijn dat het geen oproepcontract is, het voor onbepaalde tijd is afgesproken, en beide partijen getekend hebben.
TIP!
Voor een contract waarin voor verschillende perioden andere uren zijn overeengekomen geldt ook de lage WW-premie. Denk bijvoorbeeld aan een afspraak over werktijden van 20 uur per week in de wintermaanden en 40 uur per week in de zomermaanden. Dit wordt dus niet gezien als een oproepovereenkomst.
Altijd lage WW-premie
Er zijn drie uitzonderingen waarbij altijd de lage WW-premie mag worden toegepast:
- Voor een BBL-leerling die zowel een praktijkleerovereenkomst als een arbeidsovereenkomst heeft.
- Voor een werknemer die jonger is dan 21 jaar en met maximaal 52 verloonde uren per maandaangifte (48 verloonde uren per vierwekenaangifte).
Let op! Dit wordt beoordeeld per tijdvak. Daardoor kan in het ene tijdvak de lage en het andere tijdvak de hoge WW-premie worden berekend. - Voor uitkeringen op grond van de werknemersverzekeringen: WW, ZW, WIA, WAO en WAZO.
Dit geldt niet alleen voor uitkeringen die UWV rechtstreeks aan de werknemer betaalt maar ook als de werkgever de uitkering van UWV ontvangt en aan de medewerker doorbetaalt. Daarnaast geldt de lage WW-premie ook als de werkgever eigenrisicodrager is en de uitkering zelf betaalt.
TIP!
Naast een lage WW-premie kan er ook subsidie worden aangevraagd. Wij ondersteunen werkgevers bij het aanvragen van de subsidie, daarbij is de BBL-overeenkomst belangrijk.
Altijd hoge WW-premie
Natuurlijk zijn er ook uitzonderingen waardoor altijd de hoge WW-premie toegepast mag worden:
- Bij een medewerker die een uitzendovereenkomst met een uitzendbeding heeft. Dan is geen sprake van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
- Voor een medewerker met een fictieve dienstbetrekking;
- Bij een medewerker met een oproepcontract, die ouder dan 21 jaar is.
Herziening van WW-premie
Aan het einde van het jaar, in of na de laatste periode, moet er gekeken worden of de lage WW-premie juist is toegepast. Dat geldt voor:
- medewerkers met een klein aantal contracturen, die in het jaar meer dan 30% extra uren hebben gewerkt;
- Tijdelijke uitbreiding van het aantal uren bij bijvoorbeeld vervanging van zieke collega’s;
- Samenloop van oproep- en vaste uren: de oproepuren tellen mee in het totaal aantal uren, waardoor er 30% overschreden kan worden.
In deze gevallen wordt in de aangifte van december een correctie gemaakt onder ‘WW-premie herzien’.
Hoe kan een herziening voorkomen worden? Controleer dan tenminste twee keer per jaar of een medewerker met een klein aantal contracturen niet teveel werkt. Is dat toch het geval? Bespreek dan een vaste urenuitbreiding. En: leg dat schriftelijk vast….
Tot slot
Het schriftelijk vastleggen van afspraken met een medewerker geeft niet alleen duidelijkheid in geval van een conflict. Het heeft ook aanvullende (financiële) voordelen, zoals duidelijkheid over proeftijd, het tijdstip van aanzegging en mogelijk een lagere WW-premie.
Mocht je na het lezen van dit stuk nog vragen hebben, of hulp nodig hebben bij het opstellen van een schriftelijke arbeidsovereenkomst, dan kan je uiteraard altijd contact met ons opnemen.
Geschreven naar de stand van zaken op 20 februari 2023.