UBO-registratie: hoe zat het ook alweer?
Ben je aandeelhouder van een Nederlandse vennootschap? Of ben je degene die feitelijke zeggenschap uitoefent binnen een Nederlandse organisatie? Dan ben je waarschijnlijk verplicht om je in te schrijven in het UBO-register. Wat betekent dat voor je? We vertellen je er graag meer over.
Registratie bij de KVK
In 2020 is het UBO-register in werking gesteld. De UBO-wetgeving verplicht rechtspersonen en ondernemingen die onder het Nederlands recht vallen om hun (in)directe eigenaren te registreren. Het register waarin de UBO is opgenomen, maakt deel uit van het Handelsregister. Daarmee valt het onder het beheer van de Kamer van Koophandel (KVK). Sinds enige tijd ontvangen bedrijven en organisaties een verzoek van de KVK om hun UBO te registreren. Ongetwijfeld heb je dit verzoek ook al ontvangen. Verderop in dit artikel leggen we je uit wat dit voor jou betekent.
Ultimate Beneficial Owner
Hoe zat het ook alweer? UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Oftewel: de uiteindelijke belanghebbende. Dit is altijd een natuurlijk persoon (dus geen rechtspersoon). Je bent onder andere een UBO als:
- Je in een bv of nv meer dan 25 procent van de aandelen bezit.
- Je in een vof of maatschap meer dan 25 procent direct of indirect eigendomsbelang hebt.
Pseudo-UBO
Valt jouw organisatie wel onder de UBO-registratieplicht, maar is er geen natuurlijke persoon die aan de UBO-eisen voldoet? Dan kan er geen UBO worden achterhaald. In dat geval registreer je een Pseudo-UBO. Pseudo-UBO’s zijn de natuurlijke personen die geregistreerd zijn als statutair bestuurder van de organisatie.
Waarom het UBO-register?
Het ontstaan van het UBO-register is een gevolg van Europese wetgeving. Het doel: financieel-economische criminaliteit tegengaan. Denk aan witwaspraktijken, terrorismefinanciering, corruptie, belastingontduiking en fraude. De informatie die voor dit doel wordt gebruikt is niet openbaar en kan uitsluitend worden ingezien door bevoegde instanties, zoals het Openbaar Ministerie, banken en accountantskantoren. Het UBO-register maakt overzichtelijk en transparant wie er aan het roer van de organisatie staat.
Andere gegevens van de UBO zijn wel openbaar. Het gaat om voor- en achternaam, geboortemaand, geboortejaar, nationaliteit, woonland en aard van omvang van het belang. Het doel hiervan is om voor personen en organisaties informatie te verschaffen zodat zij makkelijker kunnen beslissen met wie zij zaken doen.
Registreren vóór 27 maart 2022
Sta je al geregistreerd in het Handelsregister? Dan heb je tot 27 maart 2022 de tijd om jouw UBO-registratie te voltooien. Let erop dat als je meerdere organisaties hebt, je per organisatie een UBO registreert. Heb je dat nog niet gedaan? Dan adviseren wij je om dit snel op te pakken.
Alleen een tekenbevoegde binnen de organisatie mag de registratie doen. Zij zijn verantwoordelijk voor de juiste, volledige inschrijving en het aanleveren van de juiste documenten. Het niet, niet juist, niet volledig of niet tijdig registreren is een economisch delict.
Voor wie geldt het UBO-register
De belangrijkste categorieën organisaties die verplicht zijn een UBO in te schrijven zijn:
- BV, NV
- Vennootschap onder firma, maatschap
- Verenigingen en stichtingen
De belangrijkste categorie die zich niet hoeft te registreren zijn de eenmanszaken, omdat daarvan per definitie al duidelijk is wie de uiteindelijke belanghebbende is.
UBO-registratie voor starters
Start je met ondernemen? Dat kan tegenwoordig alleen nog als je direct een UBO-registratie voltooit. Doe je dit niet? Dan krijg je geen KVK-nummer. Als je een startende ondernemer bent, kun je jouw UBO-registratie niet online doen. Je doet het aan de balie of bij de notaris tijdens het inschrijfproces.
Hoe werkt de inschrijving
De UBO-registratie kan alleen via de website van de KvK:
- Of geheel digitaal, waarbij je alle benodigde documenten kunt uploaden;
- Of formulier digitaal invullen, uitprinten en met kopieën per post opsturen.
Registratie moet gedaan worden door een persoon die wijzigingen in het Handelsregister mag doorgeven namens de organisatie.
De enige uitzondering hierop is een notaris, die kan en mag dit ook.
In de meest voorkomende situatie van één BV kun je de inschrijving af met slechts een aantal documenten:
- Persoonlijke gegevens, zoals BSN, emailadres en mobiel nummer
- Pdf van ID-bewijs, bijvoorbeeld rijbewijs (kleur, voor- en achterzijde, scan op ware grootte)
- Digid, inlognaam en wachtwoord
- Bankgegevens, zoals de bankpas bij het doen van de € 0,01 betaling. Dit laatste ter verificatie van dat je als tekeningsbevoegde van de organisatie te boek staat. Let op: de bekend staande tekeningsbevoegde gebruikt zijn of haar bankpas.
Houd deze documenten paraat, zodra je de inschrijving (www.kvk.nl/ubo) start. Je zult de inschrijving van begin tot einde moeten volbrengen. Het tussentijds opslaan van gegevens is niet mogelijk.
In sommige ondernemingsstructuren kan aanvullende documentatie vereist zijn, zoals het uittreksel aandeelhoudersregister, akte van oprichting of een deel van een andere notariële akte dat op de UBO betrekking heeft. Een aandeelhoudersregister is een niet-openbaar register dat ter inzage bij een BV of NV ligt. Het bestuur moet hierin de aandelen die op naam zijn uitgegeven bijhouden.
Alleen als de UBO 100% van de aandelen heeft van de organisatie waarvoor je UBO-opgave gaat doen, hoef je geen documenten te uploaden waaruit het belang van de UBO blijkt. Voorwaarde is dat de UBO als enig aandeelhouder van deze organisatie ingeschreven staat in het Handelsregister.
Indien er een eenvoudige holding structuur bestaat, d.w.z. er is een natuurlijke persoon 100% aandeelhouder van een holding, welke op haar beurt 100% aandeelhouder is in een werkmaatschappij, dan dient aanvullend de volgende informatie bij de UBO-opgave beschikbaar te zijn:
- Kopie van aandeelhoudersregister
- Het organogram van de ondernemingen
Wij ondersteunen je graag
Wil je ondersteuning bij het inschrijven van de UBO in het register? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Is het in jouw bedrijfssituatie niet direct duidelijk wie de UBO is? Neem ook dan gerust contact op met ons. Wij zoeken het graag samen met je uit.