De basis
De Werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling waarmee werkgevers onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers kunnen geven. Hierbij is een vastgesteld percentage van de totale loonsom beschikbaar als “vrije ruimte” (dit percentage wijzigt van jaar tot jaar). Binnen deze vrije ruimte kunnen werknemers onbelaste extraatjes ontvangen. Hoe hoger de loonsom, hoe groter de vrije ruimte.
De regels op een rij
Uitgangspunt van de WKR is dat alles wat aan werknemers wordt verstrekt, vergoedt of ter beschikking wordt gesteld, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vormen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), geen loon. Datzelfde geldt voor intermediaire kosten. Je vergoedt dan de kosten die een werknemer voorschiet voor zaken die:
- tot het vermogen van het bedrijf horen (de werknemer tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor);
- specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (een werknemer koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor een klant en de werkgever vergoedt deze kosten).
LET OP!
Voor het toepassen van de WKR is het nodig dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden aangewezen. In de praktijk betekent dit dat ze zijn opgenomen in speciale grootboekrekeningen voor de WKR of dat in een overzicht wordt bijgehouden wat werknemers gehad hebben en hoe de werkgever deze voordelen behandelt voor de WKR.
Vrije ruimte
Binnen de WKR mag je in 2024 een budget van 1,92% (en 2% in 2025) over de eerste € 400.000 fiscaal loon en 1,18% (2024 en 2025) over het meerdere van het totale fiscale loon belastingvrij besteden aan onbenoemde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor werknemers (in het vervolg van artikel spreken we over ‘vergoedingen’). Dit budget wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Voor zover je meer geeft dan in de vrije ruimte past, betaal je wel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit klinkt hoog, maar het komt er in feite op neer komt dat de netto vergoeding wordt gebruteerd. Dit is een last die de werkgever draagt en dus niet de werknemers.
Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen
Bepaalde vergoedingen vormen wel loon, maar kunnen toch onbelast gegeven worden zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten gerichte vrijstellingen. Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten voor eigen vervoer (maximaal € 0,23 p/km in 2024 en 2025). Ook gereedschappen, computers, internet, een mobiele telefoon en dergelijke zaken die noodzakelijk zijn voor het werk, vallen onder de gerichte vrijstellingen.
LET OP!
Er is alleen voldaan aan ‘noodzakelijk voor het werk’ wanneer de werknemer geen eigen bijdrage uit brutoloon betaalt. Je mag de werknemer wel via het nettoloon een eigen bijdrage laten betalen als hij bijvoorbeeld een duurdere telefoon wil aanschaffen.
Keuzemogelijkheid
In beginsel worden alle vergoedingen bij de werknemers als loon belast. De werkgever houdt dan loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het brutobedrag en betaalt de premies werknemersverzekeringen. Alleen als er gekozen wordt om een vergoeding aan te wijzen als WKR-loon, kan de gerichte vrijstelling of vrije ruimte toegepast worden en vindt, wanneer het de vrije ruimte te boven gaat, de belastingheffing bij de werkgever plaats. De werkgever moet deze keuze wel maken voordat een vergoeding toegekend wordt aan de werknemer. Op deze keuze kan niet worden terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout.
TIP!
De Belastingdienst gaat er gedurende het kalenderjaar van uit dat een vergoeding, is aangewezen in de vrije ruimte als deze niet regulier wordt verloond bij de werknemers. Deze aanname blijft na afloop van het kalenderjaar alleen in stand als de aanwijzing uitdrukkelijk blijkt uit de administratie. Uitdrukkelijk aanwijzen is niet nodig voor zover het gaat om gericht vrijgestelde zaken, zoals een vergoeding voor een opleiding voor het huidige beroep of voor een realiseerbaar beroep in de toekomst.
LET OP!
Sommige onderdelen zijn verplicht werknemersloon. Die kunt je dus niet aanwijzen in de vrije ruimte. Zo horen de auto van de zaak en de dienstwoning altijd tot het loon van de werknemer.
Gebruikelijkheidstoets
De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen die de werkgever kan onderbrengen in de WKR. Dit is een lastig criterium dat inhoudt dat de vergoedingen niet in de WKR kunnen worden ondergebracht als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt. (NB van gericht vrijgestelde zaken wordt aangenomen dat dit gebruikelijk).
Niet alleen de vergoeding zelf moet gebruikelijk zijn, het moet ook gebruikelijk zijn dat de werknemer deze belastingvrij van de werkgever krijgt en dat de belasting via de eindheffing voor rekening van de werkgever komt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk dat de belasting over het maandloon van werknemers voor rekening komt van een werkgever.
TIP!
Vergoedingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk beschouwd. In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst bedragen boven deze € 2.400 al snel ongebruikelijk vindt. Uit een uitspraak van de Hoge Raad van november 2021 blijkt dat de Belastingdienst haar standpunt aannemelijk kan maken met informatie over hoe andere belastingplichtigen omgaan met een soortgelijk loon.
LET OP!
De Belastingdienst vindt dat een vergoeding of verstrekking ‘redelijk’ moet zijn. De Belastingdienst acht het bijvoorbeeld niet redelijk dat de vergoeding van stagiaires in de vrije ruimte/eindheffing terechtkomt. Dit standpunt wordt niet bevestigd door wet- en regelgeving of rechtspraak. Als een werkgever echter gedoe wilt voorkomen, is het handig hier rekening mee te houden.
Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen
Voor een aantal faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals werkkleding die aan de werknemer ter beschikking wordt gesteld en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.
Bovendien kan er gebruik gemaakt worden van een gerichte vrijstelling voor de thuiswerkplek van € 2,40 per thuiswerkdag in 2025 (in 2024 bedroeg de vrijstelling € 2,35 per thuiswerkdag). Let er dan wel op dat deze niet op dezelfde dagen als reiskostenvergoedingen woon-werkverkeer wordt gegeven.
Normbedragen
Er zijn verschillende normbedragen voor loon in natura. Je kunt hierbij denken aan:
- Huisvesting voor behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, zoals een werknemer die geen eigen woning heeft en op de werkplek woont, omdat hij dan ook slaapdiensten kan draaien (normbedrag voor 2024 € 6,70 en voor 2025 € 6,80),
- Maaltijden op de werkplek (normbedrag voor 2024 € 3,90 en voor 2025 € 3,95) en
- Kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).
Concernregeling
De WKR geldt per werkgever. Dit is anders als de concernregeling kan worden toegepast. Deze regeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. De concernregeling kan onder meer worden toegepast als de moedermaatschappij gedurende een geheel jaar voor minimaal 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en). Mocht dit van toepassing zijn en wil je hier meer over weten, neem dan contact met ons op.
Vaste kostenvergoeding
Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. Je moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. Deze mogen ondergebracht worden in de WKR. Voor zover beschikbaar, kan daarbij gebruik gemaakt worden van de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding gegeven worden als vooraf de vergoeding onderbouwt is met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en dit onderzoek herhaald wordt als de Belastingdienst daarom vraagt.
Jaarlijkse afrekening
Bij overschrijding van de vrije ruimte vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet voor het jaar 2024 worden afgedragen bij de aangifte over het tweede tijdvak (februari of periode 2) 2025.
LET OP!
- Als de inhoudingsplicht eindigt, mag niet gewacht worden met afrekenen tot de aangifte over februari van het volgende jaar, maar moet worden afgerekend in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd.
- Het totale bedrag aan vergoedingen moet uit de administratie te halen zijn. Bedenk daarbij dat verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van spullen gewaardeerd worden op de waarde in het economisch verkeer.
Tot slot
De WKR is voor veel werkgevers nog lastig werkbaar. Heb je vragen over de toepassing van de diverse WKR-regels voor jouw onderneming, neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.
De inhoud van dit artikel is ontleend aan de Advieswijzer Werkkostenregeling van het SRA.
Geschreven naar de stand van zaken op 18 februari 2025.